Social projektledelse er fundamentet for vellykket Social Business. IBM SmartCloud/Connections med 3. parts applikationen ProjExec fra Trilog Group hjælper med at organisere jeres samarbejde omkring projekter, med realtidskoordinering og ressourceallokering. Med social projektledelse accelererer I jeres projekter ved at få engagerede projektdeltagere, øge informationsdelingen mellem deltagerne og gør det muligt at arbejde på tværs af virksomhedens sociale netværk på en nem måde.

 

Projekt Dashboard

Få overblikket over projektet fra Projektdashboardet.

  • Se al kommunikation i ”projektstrømmen”
  • Se projektets samlede status
  • Styr projektets opgaver direkte i sidebaren
  • Naviger nemt til gantt digrammer, fællesskalender og til de enkelte moduler (Issue management, change management, rapportering osv.)

 

ProjectWall

 

SocialGantt

Social Gantt

  • Kommuniker omkring de enkelte opgaver direkte fra gantt diagrammet
  • Filtrering af opgaver mm.
  • Arbejd med fælles filer direkte fra ganttdiagrammet
  • Saml alle dine projekter i et gantt diagram og arbejd på flere seperate projekter samtidig.
  • Brug skabeloner, og importer/eksporter til MS Project
  • Opgaver i gantt diagrammet bliver skubbet ud til den ansvarlige med det samme.

Porteføljestyring og Dashboard

Porteføljedashboardet gør det muligt, at få overblikket over samtlige projektporteføljer og interagere direkte med de enkelte projektledere, samt opsætte et væld af porteføljealarmer på opgaver og projekter.

Arbejd direkte fra porteføljedashboardet på de opgaver, der kræver attention.

Arbejd med ressourceallokering på tværs af projekterne, og styr jeres knappe ressourcer i organisationen.

Konfigurebar opsætning af mailnotifikationer og alarmer på opgaver, hvad enten opgaverne er:

  • afsluttet til tiden, afsluttet for sent eller afsluttet tidligere end forventet
  • Fremskridt er for langsomt, overskrider fristen, antal planlagte timer er overskredet osv.
  • Opgaverne starter snart, ikke til tiden, startet for sent osv.

Opret din egen projektportefølje, arbejd med organisationens projektporteføljer, eller opret portefølje udfra kriterier som status, budget, kunder osv. og tildel projekterne typer/kategorier.

Arbejd i det sociale gantt diagram på portefølje niveau, og undgå at hoppe ind/ud af værktøjer og filer for at styre projekter på tværs af virksomheden.

Portfolio

Konfigurerbar projektrapportering

Flere indbyggede rapporteringsrapporter til rapportering af projektstatus, projektøkonomi og progress rapporter. Enten på det enkelte projekt, udvalgte projekter eller på porteføljeniveau.

  • Konfigurerbar rapportering til interne/eksterne.
  • Opret jeres egne rapportskabeloner
  • Opret rapporter i PDF, HTML eller Excel.
  • Dan rapporterne på projekt- eller porteføljeniveau.
  • Eksporter data direkte til CSV eller XML.

Ressourceallokering

Ressourceallokering og porteføljestyring gør det nemmere for projektlederen eller afdelingslederen, at illustrere og redegøre for knappe ressourcer, og kan bruges til diskussion af re-prioritering af nye indkomne projekter.

  • Identificer de knappe ressourcer
  • Ændre opgaver, ressourceallokering og dobbeltbookninger
  • Visning af ressourcer for både det enkelte projekter eller ressourcen på tværs af projekter i organisationen
  • Vis konflikter og overlap på opgaver.

RessourceManagement

Fil- og dokumentdeling

Gem dokumenter i online foldere, og del med andre brugere eller eksterne kontakter. Arbejd med dokumentkommentarer, versionsstyring, låsning af filer for redigering, eller benyt review funktioner. Få ordentlig og intuitiv adgangsstyring på jeres dokumenter og filer samt adviseringer, når nye versioner eller ændringer tilføjes.

Alle dine dokumenter kan tilgås via

  • E-mailklienter (Microsoft Outlook/IBM Notes)
  • Mobil/tablet
  • Webbrowsere
  • Windows Stifinder.
  • Gem dine ændringer fra MS Office eller OpenOffice direkte til fælleskaber, foldere eller dit personlige share.
  • Link dine filer direkte op til gantt diagrammet
  • Link til dine projekskabeloner
  • Link filer til aktivitetsskabeloner/checklister

 

Files_overview

Community_1

Projektrum og fælleskaber

Administrér og del filer, bogmærker og diskussionsfora i fællesskaber, og få styr på kommunikationen internt hos et projektteam eller et fællesskab af brugere.
Tilføj eller fjern funktioner til fælleskaberne alt efter, hvad det enkelte fællesskab har behov for.
Opret eksterne fællesskaber/projektgrupper med samarbejdspartnere og kunder, og giv dem adgang til de elementer og filer I ønsker.

Saml jeres projektkommunkation, filer og projekhistorik et sted, og undgå at historikken ligger gemt i mailbokse eller på filserveren i et kaos af forskellige versioner.

I fællesskaberne kan der nemt tilføjes funktioner som:

  • Wikis og håndbøger
  • Aktiviteter, tjeklister og ”projekt skabeloner”.
  • Diskussionsfora
  • Afstemminger om nye ideer
  • Filer/doldere
  • Bogmærker
  • Mediegallerier

Arbejd på projektet direkte fra din mailklient eller webbrowser

Ved hjælp af plugins/widgets er det muligt at arbejde direkte fra din mailklient.

  • Kommenter på filer og opgaver direkte fra mailklienten.
  • Sæt en opgave til færdig eller angiv et procenttal
  • Del filer direkte fra mailklienten
  • Se issues, opgaveralarmer mm.
  • Sæt aktuelle start/slut datoer

ProjExec sidebaren gør det muligt at styre fremskridtet direkte fra mailklienten for både interne og eksterne. Understøtter både MS Outlook og IBM Notes.

mailwidget

 

Alt på din mobil/tablet

Tilgå alle funktionerne i IBM Connections via din mobil eller tablet. Du har adgang til alt, hvad enten det drejer sig om filer, aktivitetstrømmen eller dine fællesskaber.

Abonnér på udvalgte filer og få automatisk downloadet de nyeste versioner ned lokalt af fx. brochurer, vejledninger eller præsentationer, så du altid har de nyeste versioner med på farten.

Der findes IBM Connections App til Android, iPad og iPhone.

 

ProjExec inderholder også et mobilt interface via web, til at arbejde direkte på serveren fra alle telefoner/tablets.

MobileApp2

Projektlederens stigende udfordringer

Projektteams møder i dag et stigende pres forat udføre flere og flere projekter på kortere tid og med hurtige ændringer. Projekter bliver i højere grad udført på tværs af spredte lokationer, afdelinger og landegrænser, og er udsatte for pres fra markedet og hastige ændringer i krav og udførsel.

Projektledere står derfor overfor udfordringer i at øge samarbejdet og maksimere performance, men stadig bevare kontrollen og overblikket.

Så hvad er det præcis, det går ud på…?

Social projektledelse går længere end traditionelle projektsstyringsmodeller, ved at anerkende at projektteamet kun er en lille del af projektets miljø, og hele organisationen og eksterne interessenter er nøglen til at få tingene gjort. Social projektledelse bygger videre på det traditionelle projektparadigme, ved at gøre projektet synligt for alle, både i og uden for projektteamet, samt facilitere smartere og mere effektivt samarbejde og kommunikation.
Det sociale Gantt gør tracking og koordinering af projektporteføljer nemmere, og gør det muligt at styre projekterne strammere på trods af forpligtelser, der ruller ned over teamet pga. virksomhedens strategiske plan. Det sociale Gantt diagram er kompatibelt med Microsoft Project, men kan også bruges stand-alone. Fra Gantt diagrammet kan projeklederen styre et enkelt eller flere projekter samtidigt, og kommunikere direkte med de ansvarlige for opgaverne inde fra værktøjet.
Ressourceallokering og porteføljestyring gør det nemmere for projektlederen eller afdelingslederen, at illustrere og redegøre for knappe ressourcer, og kan bruges til diskussion af re-prioritering af nye indkomne projekter.
Projektets ”aktivitetsstrøm” samler alt projektinformation, kommunikation og filer. Den enkelte projektdeltager kan desuden se projektets fremskridt og udfordringer og kommentere på løsninger.

Fordelene, kort fortalt:

  • Stram projekt og porteføljestyring.
  • Dokumenthåndtering, fildeling og versionskontrol
  • Ressourcestyring
  • Hurtigere eksekvering
  • Velegnet til både små og store projekter.
  • Saml alt projektinformation et sted, og undgå at viden går tabt i mailbokse.
  • Mobil adgang
  • Indbygget konfigurerbar projektrapportering
  • God business case – i forhold til investering i andre projektstyringsværktøjer.
  • Kom hurtigt igang – i skyen, private cloud, on-premise eller som hybrid-løsning.
  • Mulighed for nem integration til CRM/ERP eller andre back-endsystemer.

Typisk er det kun projektledere, der har brug for selve planlægningsværktøjerne, mens andre i organisationen kun har behov for håndtering af dokumenter og aktivitets- og checklister. Dette gør løsningen velegnet til både små og store projekter og minimerer prisen i forhold til traditionelle projektstyringsværktøjer. Kun projektledere og enkelte projektdeltagere har behov for licenser til selve projektstyringsværktøjet, mens andre interessenter benytter de billigere IBM Connections/Smartcloud licenser, hvilket fortsat gør dem i stand til at samarbejde omkring opgaver, dokumenter osv. i et fællesskab. Eksterne samarbejdspartnere/kunder uden for virksomheden er gratis licenseret.
I dag kører en lang række virksomheder de fleste projekter i Excel eller MS Project, dog uden eksempelvis en Microsoft Project Server. Med IBM Connections/Smartcloud og Trilog ProjExec arbejder i ud fra samme Gantt diagram i realtid, og deler de samme versioner af dokumenter og filer.

Funktionalitet

  • Ubebegrænset antal projekter/fællesskaber med fildeling, versionsstyring og vidensdeling
  • Fungerer via webbrowser, plug ins til mailklienter og mobile apps
  • Integration til Microsoft Office og Microsoft Project.
  • Social gantt diagrammer
  • Personlig Porteføljestyring,
  • Projekt dashboards
  • Integration til jeres mailsystemer
  • Projektskabeloner
  • Change Management
  • Issue Management
  • Ressourcestyrring
  • Økonomistyring
  • Konfigurerbar rapportering, til interne/eksterne.
  • Avanceret workflow og alarmer
  • Adgangsstyring
  • Simple webservices og omfattende Api til nem integration med jeres back-endsystemer og ERP.
  • Single-sign on

Løsningen er tilgængelig som on-premise, private cloud, eller via IBM Smartcloud.

Vi tilbyder et komplet ”Kom godt i gang” projekt med licenser og konsulentbistand.

Løsningen er tilgængelig som on-premise, private cloud, eller via IBM Smartcloud.

Vi tilbyder et komplet ”Kom godt i gang” projekt med licenser og konsulentbistand.

ProjExec findes i to versioner

ProjExec findes i to udgaver , og byder på en modulær arkitektur og understøttes på en række forskellige platforme til at opfylde behovene i enhver størrelse og type virksomhed.

ProjExec Express

ProjExec Express – væsentlige planlægnings-, sporings- og projektstyringsværktøjer og en project wall som problemfrit integreres medIBM Connections eller IBM SmartCloud for Social Business.

Komplet med socialt -aktiveret visuelle “træk og slip”-Gantt diagrammer , cross-project/multiple project support med alarmer , dashboard, projektporteføljer og meget mere . ProjExec Express leveres som standard med fem connectors:

  • Sidebars til Microsoft Outlook \IBM Notes & iNotes
  • Kalender connector integrerer projektopgaver til IBM Notes kalenderen.
  • Mobil connector til iPhone, Blackberry, Android, Nokia og Windows-telefon
  • IBM Sametime connector til presence awareness og realtids projektkommunikation (on -premise)

ProjExec Enterprise

ProjExec Enterprise er et komplet professionelt social projekt management- og samarbejdsværktøj. Her finder du alle funktionerne i Express-udgaven plus fem moduler, som  giver dig et kraftfuldt projektledelsels- og rapporteringsværktøj. Du får med de fem moduler:

  • Issue Management
  • Change Management.
  • Mobil connector til iPhone, Blackberry, Android, Nokia og Windows-telefon
  • Time Management.
  • Konfigurerbar rapportering.
  • Financial Management

 

Integrationer og plugins

Desktop plug-ins til Windows Explorer, Microsoft Office
Benyt IBM Connections Desktop Plug-ins til Microsoft Windows, til at dele filer og information mellem Microsoft windows applikationer og IBM Connections

Microsoft Outlook

IBM® Connections Plug-in til Microsoft Outlook er en Outlook email sidebar applikation som giver nem, og fuld adgang til IBM Connections indhold. Du kan samarbejde omkring filer eller dele kommunikation i fællesskaber direkte fra klienten.

Microsoft Sharepoint
Integration til Microsoft Sharepoint kan nemt oprettes enten via Plugins, Widgets eller begge dele.

IBM Connections Plug-in for Microsoft Sharepoint

er beregnet til at forbedre Microsoft Sharepoint med yderligere features og samarbejdsredskaber gennem integration til IBM Connections

IBM Connections Widget for Microsoft SharePoint

Giver mulighed for at tilgå filer og dokumenter I Microsoft Sharepoint, indefra et IBM Connections Community.

IBM Notes

IBM Connections integrerer på flere forskellige måder ind til IBM Connections. Enten via direkte opsætning I mailklienten (embedded experience), eller via IBM Connections Notes plugin.

Integrationen gør det muligt at arbejde med filer, statusopdateringer, aktiviteter og visitkorts direkte fra IBM Notes.

OpenOffice
 IBM Connections pluginet for Apache OpenOffice, gør det muligt at arbejde med filer, fællesskaber og statusopdateringer direkte fra OpenOffice editoren.

IBM Fileviewer Plugin
 IBM fileviewer plugin er en fremviser til IBM Connections filer/dokumenter direkte fra webbrowseren. Produktet gør det muligt at se/printe, afspille præsentationer og zoome i  en uploadet fil uden at downloade selve filen.

IBM Docs
 IBM Docs er en portefølje af online redigeringssoftware, der giver jer mulighed for at oprette tekst, regneark og præsentations dokumenter. Flere brugere kan redigere og arbejde på samme dokument samtidig, og se kommentarer, reviews i realtid i dokumentet. IBM docs er browserbaseret og virker med alle større Internet browsere. IBM Docs er dybt integreret med IBM Connections og gør nemt at dele og styre filer og versioner.  IBM Docs indeholder også en Mobil app til Ipad, der gør det muligt at redigere direkte fra Ipadden.

 

Kontakt os

Kom godt igang social project management!

Book et møde allerede i dag med eksperterne fra Sander Software til en snak om, hvordan du kommer i gang med projekt- og porteføljestyring i en social kontekst, så du kan give din virksomhed en effektiv platform til samarbejde mellem medarbejdere, samarbejdspartnere og kunder.

Kontakt os