For at få et overblik over mængden af e-mails i en migreringssituation, har vi udviklet Mail Size Scan (MSS).

Scanningen gennemløber alle maildokumenter (memo, reply, reply with history) gennem de seneste 15 år og gemmer information (opsummeret pr. år) om:
–          Antal udgående mails.
–          Størrelsen på udgående mails.
–          Antal indgående mails.
–          Størrelsen på indgående mails.

Output af scanningen gemmes i en separat database og indeholder et dokument per postkasse (pr. server).

Derudover gemmer scanningen (opsummeret pr. år) information omkring:
–          Antal mails med og  størrelse af *.jpg attachments.
–          Antal mails med og størrelse af *.gif attachments.
–          Antal mails med og størrelse af *.mp3 attachments.
–          Antal mails med og størrelse af *.mp4 attachments.
–          Antal mails med og størrelse af *.mpg attachments.
–          Antal mails med og størrelse af *.doc/*.docx attachments.
–          Antal mails med og størrelse af *.pdf attachments.
–          Antal mails med og størrelse af *.xls/*.xlsx attachments.
–          Antal mails med og størrelse af *.zip attachments.
–          Antal mails med og størrelse af øvrige attachments.

Scanning efter mails over en vis størrelse:
Alle dokumenter scannes desuden efter, om det samlet set er under en vis mail størrelse, fx 65 MB. Herunder foretages også en scanning efter, om den enkelte attachment i en mail er under en vis størrelse, fx 50 MB. Disse scanninger foretages ud fra nogle definerede grænseværdier, således at mails som vil give problemer under en migreringen (fordi de overstiger grænseværdier i det modtagende system) kan identificeres.

Finder den mails over grænseværdierne, oprettes et dokument i output databasen med henvisningen til mailen, således at den senere kan findes og attachments kan gemmes på disk.

Fra scanningsdatabasen kan der sendes en mail automatisk til brugeren, hvor de modtager en knap som kan behandle attachments fx. gemme attachments i filsystemet og slette det i Notes-mailen. Denne kode er dog ikke standard og vil skulle tilpasses det enkelte system/kunde.

Scaning efter mails med subject større end xx tegn.
Alle dokumenter scannes desuden efter, om subject samlet set er under et vist antal tegn, fx 256 tegn.

Finder den mails over grænseværdierne, oprettes et dokument i output databasen med henvisningen til mailen, således at den senere kan findes (og eventuelt behandles automatisk af en agent).